B - INFORMATISATION GPEC - EVALUATIONS ANNUELLES 2/3

B2 - RESULTATS ATTENDUS DES EVALUATIONS, CHEMIN CRITIQUE

B21 - COMMENT DEPLOYER LES EVALUATIONS ?

B211 - Les différents types d'évaluations

Nous ne citerons ici que les plus fréquemment utilisés : l'évaluation faite par le seul hiérarchique, l'entretien annuel entre le hiérarchique et le salarié, les évaluations 360°. Naturellement, à chaque DRH / RRH d'adapter le type en fonction du public à évaluer et de ses objectifs.

B212 - L'évaluation faite par le seul hiérarchique

De moins en moins utilisée par les entreprises, cette méthode comporte de nombreux défauts : aucune implication du salarié qui "subit" les désidérata de sa hiérarchie, aucun contrôle de la pertinence des appréciations du hiérarchique ( un simple désaccord de personnes peut fausser totalement les évaluations), aucune motivation pour le salarié.

B213 - L'entretien annuel entre le hiérarchique et le salarié

De loin la pratique la plus utilisée, car elle présente l'avantage d'être beaucoup plus performante que la simple appréciation du hiérarchique, qu'il s'agisse d'évaluations annuelles ou d'entretiens professionnels.

Ce type d'évaluation est moins lourd à mettre en œuvre qu'un système d'évaluations 360°, mais il convient toutefois de se munir de garde-fous. Une appréciation et un visa du hiérarchique N+2 peuvent s'avérer intéressant surtout pour les jeunes talents ou jeunes potentiels.

En effet, un hiérarchique peut très bien avoir envie de ne pas favoriser la carrière de quelqu'un qu'il pourrait ressentir comme dangereux pour son propre poste ou dont il ne voudrait à aucun prix se séparer. Le fait que le N+2 contresigne (sur papier ou électroniquement) évite souvent ce genre de petits désagréments.

B214 - Les évaluations 360°

Venue des pays anglo-saxons, cette pratique consiste à faire évaluer un collaborateur par son supérieur, par lui-même et par un échantillon de ses collègues et ses subordonnées. Ensuite on confronte tous ces résultats.

Les extrêmes (collègues et subordonnés) ne seront pas pris en compte afin de rester le plus objectif possible. La moyenne restante sera l'évaluation de l'individu. En multipliant les sources d'appréciation et d'évaluation, on peut penser que l'on se rapproche de la vérité. C'est du moins le but recherché par le système d'évaluation 360°.

Ce type d'évaluation, s'il peut être attractif pour bon nombre de DRH / RRH, a l'immense inconvénient d'être lourd à mettre en œuvre. Il faut au minimum 6 évaluations par individus. Heureusement l'informatique peut grandement faciliter la tâche pour le déploiement d'évaluations 360°.

De même, ce type d'évaluation peut aussi ne s'adresser qu'à une partie de la population. En général les personnes occupant ou postulant pour des postes et emplois très stratégiques.

Il conviendra donc de veiller à ce que le système mis en place offre plusieurs possibilités simultanées quant au type d'évaluation

B215 - Les différentes méthodes pour conduire ces évaluations

La encore, les méthodes sont nombreuses :

* simple discussion sur les souhaits du hiérarchique et du salarié,
* ou confrontation des appréciations réalisées par chacun pour servir de base à la discussion,
* ou évaluation de compétences à partir de référentiels de postes, de questionnaires, de QCM, etc.

Le type d'évaluation retenu, la méthode utilisée pour les conduire, tout cela doit pouvoir évoluer dans le temps. De ce fait, il faut vérifier avec soin que le progiciel GRH retenu pour gérer ces évaluations est très souple et très facilement adaptable à toute évolution décidée par l'entreprise dans ce domaine. Attention, peu d'outils répondent à ces caractéristiques.

B22 - LES REGLES DU JEUX A PRECISER EN TERME D'ACCES AUX RESULTATS DES EVALUATIONS

Les règles d'accès aux résultats des évaluations doivent avoir été clairement définis au préalable. Qui accède aux évaluations d'un salarié et pourquoi ? La hiérarchie peut-être, mais d'autres acteurs fonctionnels de l'entreprise peuvent avoir intérêt à visualiser les résultats : les responsables formation par exemple, afin d'anticiper les demandes au travers de leurs plans de formation (à partir si possible d'outils d'analyse de masse).

Les accès aux évaluations doivent bien sûr être sécurisés. Si les appréciations du N+1 doivent être vues par le N+2, l'inverse n'est pas forcément souhaitable.

Là aussi , il est important de bien s'assurer que le progiciel de GRH retenu sait gérer de façon fine l'ensemble des droits d'accès de l'encadrement à l'information sur les évaluations, dans le double cadre de la pyramide hiérarchique et d'une part, de la pyramide fonctionnelle d'autre part.

B23 - QUELS RESULTATS ATTENDRE DE BONNES EVALUATIONS ?

Un bon système d'évaluation est un socle solide pour mettre en œuvre tant la gestion prévisionnelle des emplois et des postes que la gestion de carrières et la gestion de la formation.

Attention toutefois, l'outil d'évaluation ne fait pas tout, il importe de former son encadrement aux méthodes d'évaluation retenues et de bien situer l'enjeu cette démarche non seulement pour le court terme et notamment la fixation des rémunérations, mais aussi sur le moyen terme pour assurer à l'entreprise une permanence et si possible un développement de sa future compétence globale.

Le constat des rédacteurs de cette note est que les évaluations (et bien entendu la GRH dans son ensemble) sont d'autant plus nécessaires que notre début de siècle est marqué par des départs massifs à la retraite pour cause de Baby-boom et bien sûr aussi par les externalisations, les délocalisations, les fusions-acquisitions multiples. Gérer ses RH, c'est prévoir .... à au moins 3 ou 4 ans !

A suivre la semaine prochaine…

B - INFORMATISATION GPEC - EVALUATIONS ANNUELLES (Suite) 3/3 / §B3 - LOGICIEL IDEAL ? APPEL A PROPOSITIONS AUPRES DES EDITEURS DE LOGICIELS ? "Quiestlemoinscher ?"

(Copyright : Jacques LELARGE / lelargejacques@orange.fr / 06 84 84 48 73)

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B - INFORMATISATION GPEC - EVALUATIONS ANNUELLES 1/3

B1 - GENERALITES ET ECUEILS A EVITER

B11 - POSITIVER UNE OBLIGATION LEGALE : EVALUATIONS ANNUELLES ET ENTRETIENS PROFESSIONNELS

Les deux dernières décennies ont vu fleurir les évaluations tous azimuts dans les entreprises. Mais il y a évaluations et évaluations. Evaluations pré et post formation, évaluations de bilans de compétences, évaluations sur un sujet, un matériel, un logiciel, un thème ou une aptitude et enfin évaluations dans le cadre de la gestion de carrière.

Nous ne nous intéresserons dans ce chapitre qu'à ces dernières : les évaluations pour le pilotage des carrières.

La gestion de carrière a pour vocation d'anticiper (gestion prévisionnelle des emplois) afin de ne pas laisser des postes clefs devenir vacants faute d'avoir su prévoir 2 ou 3 ans à l'avance.

Mais, pour prévoir les candidats potentiels à ces postes, encore faut-il vérifier qu'ils ont bien les compétences requises (gestion des compétences) et si nécessaire, les former par anticipation. Et comment effectuer ces vérifications sinon par un ou des systèmes d'évaluations.

Là encore, la culture et la politique DRH feront toute la différence. Faut-il évaluer tout au long de l'année, faut-il se contenter d'une appréciation annuelle du hiérarchique, faut-il un entretien annuel d'évaluation, faut-il une confrontation salarié-hiérarchique, faut-il évaluer en 360° feed-back ?

Autant de questions que se posent les DRH. Libre a chacun de faire ses choix parmi les nombreuses solutions qui s'offrent à eux. En tout cas, une méthode unique pour l'ensemble des membres de l'entreprise n'est pas forcément la voie universelle.

Il appartient aux Conseils et aux Editeurs de logiciels RH de mettre à la disposition de leurs entreprises clientes plusieurs possibilité pour traiter les évaluations.


B12 - ATTENTION A CERTAINS ECUEILS

B121 - La susceptibilité

Encore une fois, la clef de la réussite de la mise en place d'un ou plusieurs systèmes d'évaluations est une bonne communication interne. Plus les salariés et les représentants du personnel seront avertis tôt et bien informés de la mise en place, des buts et des objectifs des évaluations, moins les salariés seront réticents à y participer.

Du reste, ces évaluations sont devenues plutôt monnaie courante dans les entreprises moyennes (avec souvent des piles de comptes-rendus d'entretien papier entassées, année par année, dans une armoire du DRH ou RRH, parce qu'inexploitable à la main !).

Il y a peu encore, certains salariés refusaient d'être évalués avant de suivre une formation, faute de ne pas savoir à qui et à quoi servirait l'évaluation. Aujourd'hui, tous ont à peu près compris compris que c'est le meilleur moyen d'avoir une formation adaptée avec un niveau qui ne soit ni trop élevé ni trop faible pour le collaborateur formé.

Pour la gestion de carrières, il faut user des mêmes arguments. Si les évaluations et les bilans de compétences ont bien été faits, le salarié ne sera que mieux informé de ses potentialités et des opportunités qui le concernent. De même, le DRH/RRH ou l'encadrement seront rassurés à la lecture d'une évaluation laissant supposer que le candidat a bien les compétences requises pour une évolution dans l'organigramme de l'entreprise.

Pour le salarié enfin, cela peut éviter les échecs (quelquefois dus à une trop grande précipitation) et les retours à la case départ, toujours douloureux, après une promotion trop acrobatique.

Attention également de ne pas évaluer pour rien un salarié si, à l'évidence, aucun projet réel de carrière n'est envisageable pour lui. Notamment, un collaborateur qui part à la retraite dans l'année ou un peu plus, aura du mal à comprendre qu'on l'évalue alors qu'il est sur le point de quitter ses fonctions. Tout cela n'est que du bon sens.

B122 - Le choc des cultures

Attention également, la mise en place d'un nouveau système d'évaluations peut choquer certaines susceptibilités.

C'est le cas par exemple pour les évaluations 360° par exemple : certains cadres rechignent à être évalués par leurs subordonnés ou par leurs collègues. Si les pays Anglo-Saxons utilisent avec plus de recul ce type d'évaluations, il n'est pas encore totalement entré dans les mœurs des pays latins. .

B123 - Le respect des règlementations - CNIL - Respect de la Diversité

S'il est désormais acquis par les Directions des Ressources Humaines qu'être en conformité avec les lois, les prescriptions et les recommandations relatives à la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) pour la France, relève des fondamentaux de la fonction, il est malheureusement triste de constater que les abus sont encore fréquents, volontaires ou involontaires.

Pour info, le site de la CNIL est le suivant : http://www.cnil.fr/

Le choix des compétences retenues pour l'évaluation et la description de chaque valeur de la notation doivent être établis avec soin et validés par la Direction ; cela dit, les évaluations comportent aussi de nombreuses zones d'appréciations, de commentaires et d'annotations : attention de ne pas utiliser ces espaces pour rentrer des données qui ne soient pas en conformité avec la règlementation (par exemple informations à caractère sexiste, racial, religieux, sexuel, etc..). l

Une remarque des rédacteurs du présent texte : les Anglo-saxons, un peu bousculés par leurs lois "Equal Opportunities", savent depuis longtemps que la DIVERSITE (Diversity) est loin d'être un obstacle à la bonne marche de leurs entreprises, mais véritablement une richesse et un catalyseur de leur développement.

Vous pouvez à ce propos jeter un coup d'œil au site EEOC : http://www.eeoc.gov/ ; consultez aussi celui de CSR (Corporate Social Responsability) in Brussels / Thème Business and diversity in partnership with Graham Shaw from the UK organisation, Centre for Diversity and Business : http://www.equal-works.com/resources/contentfiles/5478.pdf

Attention enfin au fait que, même si les évaluations ne sont pas informatisées et sont stockées sur support papier, la même règlementation s'applique. C'est totalement de la responsabilité du DRH/RRH.

Il va de soit que, si toutes ces notations et définitions sont intégrées dans le logiciel RH utilisé, cela offre une sécurité supplémentaire.

A suivre la semaine prochaine…

B - INFORMATISATION GPEC - EVALUATIONS ANNUELLES (Suite) / B2 - RESULTATS ATTENDUS, CHEMIN CRITIQUE

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