D - INFORMATISATION GRH/GPEC - GESTION PREVISIONNELLE EMPLOIS ET POSTES (1/2)

D1 - GENERALITES SUR LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES POSTES / ECUEILS A EVITER

D11 - BIEN DISTINGUER LES NOTIONS D'EMPLOI ET DE POSTE

La gestion prévisionnelle des Emplois et des Postes est devenu l'un des enjeux majeurs des DRH. La crise du recrutement des cadres et des hauts potentiels, le coût important de la formation de nouveaux arrivants, le coût élevé du recrutement en ont fait un pôle essentiel au sein des DRH.

Définissons d'abord le vocabulaire que nous allons utiliser :

- EMPLOI : nous considérerons dans cette contribution qu'il s'agit d'une fonction au sein d'une direction opérationnelle ou fonctionnelle de l'entreprise ayant une finalité précise, nécessitant un profil requis (en terme de savoir, de savoir-être et de savoir-faire),  comportant un certain nombre de taches principales ou spécifiques à effectuer et de responsabilités. A cet Emploi est généralement attaché un statut et un coefficient , variant selon l'entreprise et/ou sa branche professionnelle. Un Emploi, pour être exercé de façon optimale nécessite la maitrise d'un certain nombre de compétences par son titulaire et doit pouvoir faire l'objet d'évaluations.

- POSTE : nous considérerons qu'il s'agit d'un Emploi attribué à un collaborateur donné à un endroit précis de la structure, soit géographique, soit fonctionnel. Ainsi l'Emploi de directeur d'usine dans une société ayant 3 usines, par exemple à Thionville, Grenoble et Marseille fera l'objet de 3 Postes de directeur d'usine, dans chacune des usines précitées, avec un seul Emploi de Directeur d'Usine.

Cette distinction entre Emploi et Poste peut paraître un peu spécieuse, mais les rédacteurs du présent document se sont aperçus que plusieurs des grands logiciels anglo-saxons de gestion de carrières, plan de succession et organigrammes de remplacement selon Mc KINSEY,  destinés à la gestion du Top management, ne traitaient pas ce problème : il n'y a en effet qu'un DAF ou qu'un directeur du marketing par société dans un grand Groupe et que l'on ne s'intéresse qu'au TOP MANGEMENT !.

Que faire alors lorsque l'on a 500 Directeurs d'hypermarché dans le monde : sans la notion de Poste, on crée 500 Emplois différents ; avec la notion de Poste, on a quelques Emplois et 500 Postes en tout. Elémentaire mon cher Watson, comme dirait notre petit-fils !

Bien naturellement, la mise en place d'une véritable gestion prévisionnelle passe tout d'abord par un inventaire précis des informations concernant les Emplois et les Postes de l'entreprise. La tâche est cependant grandement simplifiée par rapport à d'autres aspects de la GRH, car les informations détenues dans les logiciels de paie sont une base solide pour la gestion prévisionnelle des Emplois et des Postes.

Ceux-ci sont déjà nomenclatures, identifiés et localisés. Il est possible de prévoir un certain nombre de tables de correspondance lorsque l'on réalise l'interface de la paie, interne ou externalisée avec un logiciel GRH.

D12 - ATTENTION AUX PROBLEMES DE MOBILITE ET DE PUBLICITE DES OPPORTUNITES DANS L'ENTREPRISE

D121 - La gestion prévisionnelle des Postes et la mobilité

Il convient de gérer des salariés dans des Postes et non des Emplois. Pourquoi ? Vous avez dans votre "vivier" de potentiels et de candidats, des salariés que vous croyez capables d'occuper tel ou tel Poste en fonction de leurs évaluations. S'ils ne sont pas mobiles pour un Poste en province, si le Poste est basé dans un pays étranger et que la personne ne parle pas couramment la langue locale, qu'allez vous faire ? La gestion de la mobilité est donc une composante indissociable de la gestion prévisionnelle des Emplois et des Postes, ce qui confirme que la GRH est un tout et que l'on ne peut se limiter à traiter une seule de ses composantes.

D122 - La publicité nécessaire des Emplois et Postes disponibles dans l'entreprise.

Dans le passé, assez proche du reste, on avait coutume de penser qu'il appartenait aux seuls DRH de gérer la mobilité des salariés. Aujourd'hui le paysage se complexifie du fait du travail des femmes, notamment. Si l'on connait à l'avance les départs en retraite par exemple ou les fin de contrats à durée déterminée, il est beaucoup plus difficile de prévoir les démissions. Le but de la gestion prévisionnelle des Emplois et des Postes est aussi d'éviter nombre de démissions.

Un exemple : récemment encore, la responsable gestion et carrières d'un grand groupe multinational implantée en région Lyonnaise a vu deux  de ses jeunes potentiels quitter brusquement la société en démissionnant spontanément. La raison était simplement une mutation de leurs épouses sur Nantes. Or ces collaborateurs, qui n'avaient aucun outil leur permettant de s'informer des opportunités de carrière au sein du groupe dans la région Nantaise, ont préféré chercher un Emploi et démissionner de leurs Postes lorsqu'ils ont trouvé un nouvel Emploi sur Nantes.

S'ils avaient su que sur la région Nantaise, un Poste équivalent était immédiatement disponible et qu'un autre (un peu plus élevé hiérarchiquement) allait se libérer sous trois mois, ils n'auraient pas envoyé leurs lettres de démission. Et, insista cette Directrice du recrutement, inutile d'essayer de retenir quelqu'un qui vous a déjà envoyé sa lettre. Lorsqu'il en est là, cela signifie qu'il a déjà pris des engagements ailleurs. Et il tiendra sa parole.

Bien sur, les deux personnes en question auraient pu en référer à leurs hiérarchies. Mais les salariés sont toujours réticents à parler de ce type de choses. Si la société n'avait pas eu de Postes équivalents à proposer sur Nantes, que se serait-il passé. On aurait su qu'ils ne resteraient pas dans la société avec tout ce que cela implique en terme de relations de travail, de dits et de non-dits.

Résultat : un coût élevé pour le  recrutement de deux cadres performants et remplaçants, auquel doit s'ajouter la formation (sans oublier celle à la culture de l'entreprise) pour les amener au niveaux de leurs collègues démissionnaires. Ajoutons à cela le manque de performance pendant la période de remplacement et d'adaptation.

Un outil de gestion prévisionnelle des Emplois et des Postes avec un peu de communication interne peut donc aussi éviter bien des démissions spontanées de cadres en mal de promotion.

La semaine prochaine, nous poursuivrons notre réflexion sur la Gestion prévisionnelle des Emplois et des Postes dans notre entreprise de 250 collaborateurs. Nous ne sommes pas des théoriciens de la GRH, nous sommes des gens pratiques et nous cherchons à et comment convaincre les entreprises moyennes de mettre en place une GRH à moindre coût ; avec leurs OPCA et les différentes aides possible, ce n'est vraiment pas très cher ! A suivre .

D - INFORMATISATION GRH/GPEC -  LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES POSTES (2/2)

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Cordialement. Jacques LELARGE

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C - INFORMATISATION GRH/GPEC - PLAN DE FORMATION 4/4

C4 - QU'EXIGER D'UN LOGICIEL DE GESTION DU PLAN DE FORMATION ? QUELLES QUESTIONS POSER AUX EDITEURS DE CE TYPE DE LOGICIEL ?  A PRESTATIONS COMPARABLES : "Quiestlemoinscher ?"

C41 - QU'EXIGER D'UN LOGICIEL DE GESTION DU PLAN DE FORMATION ?

Le logiciel retenu doit globalement gérer le plus simplement possible la collecte et la construction en ligne du Plan de Formation et doit également collecter les demandes de formation en ligne, leur collationnement et les arbitrages indispensables pour l’élaboration budgétaire du Plan de Formation de l’entreprise.

C411 - Quelles fonctionnalités attendre d'un logiciel de gestion du Plan de formation ?

- Une base de données doit répertorier les informations essentielles sur les collaborateurs et les situer dans la pyramide hiérarchique : Service, Site, Direction, Société, Groupe

- Les souhaits et demandes de formation doivent être remontés dans le logiciel soit par saisie, soit par des fichiers Excel, soit directement par les salariés ou chefs de service en ligne.

- Un assistant de calcul du plan doit permettre de visualiser les demandes en volume ou en nominatif, les budgets, les répartitions et d'intervenir sur chacun de ces éléments. Un pré-calcul du plan jusqu'à un budget défini doit permettre un arbitrage entre les souhaits et les priorités.

- Un assistant journalier  doit informer des tâches à réaliser (convocation ou courrier à envoyer, convention de formation à éditer, lettre de rappel, feuille d’émargement manquante, annulation d’une session incomplète…).

- L'outil de planification doit gérer les plannings des sessions, des salles, des formateurs, du matériel et apporter une vue immédiate de l’ensemble des tâches, formations, absences et congés. Le logiciel doit vérifier automatiquement les incohérences (dépassements de capacité de la salle, compétences du nouveau formateur affecté, indisponibilités des salles, matériels et formateurs)

- Le logiciel doit comporter un nombre important d'éditions livrées en standard (convention de formation, inscription, confirmation, rappel, convocation à une formation, feuille de route du formateur, feuille d’émargement, attestation de formation, évaluation de fin de stage…), bien entendu personnalisables et fusionnables directement sous WORD , EXCEL ou OUTLOOK (pour envoi par mail en PDF (convocations, plans d'accès...).

- Le logiciel doit élaborer automatiquement la liasse fiscale 2483 et si possible comporter également une version organisme de formation permettant d'élaborer le bilan pédagogique et financier des organismes dispensateurs de formation professionnelle..

- Le catalogue de formation doit permettre de rattacher à chaque type de formation, un formateur par défaut, une durée en jours et heures, un nombre de participants minimum et maximum, des horaires habituels. Chaque fiche doit également contenir les objectifs de la formation, les conditions requises pour s’inscrire au stage et le contenu pédagogique de la formation.

- Le logiciel doit disposer de statistiques standard (volume de formation, répartition par service, sexe, qualification, etc.., analyse des couts par site et produit…), mais aussi avoir un module intranet de statistiques dynamiques permettant d'analyser, de filtrer, de calculer, et recouper toutes les données du plan de formation soit sous forme graphique soit sous forme de tableaux croisés dynamiques.

- Le logiciel doit enfin être multilingue pour répondre aux exigences des Groupes internationaux implantés dans des dizaines de pays avec des langues différentes.

C412 - Fonctionnalités techniques requises en 2012

Un module WEB doit permettre de diffuser et traiter en temps réel sur le net :

- Le catalogue de formation

- L'enregistrement en ligne des demandes, souhaits et préinscriptions (depuis le catalogue ou les plannings)

- La diffusion du planning de chaque formateur (avec possibilité de télécharger celui-ci dans Outlook, de géo localiser ses interventions ou de tracer sa feuille d'itinéraire depuis son domicile ou entre deux sessions).

- Les évaluations de fin de stage en ligne

C413 - Quelle ergonomie est proposée et à quel coût ?

Qu'il s'agisse de PME PMI ou de grands groupes, plus personne ne veut de solutions compliquées, nécessitant des mois de développement, sans être sûr du résultat. De plus les solution SaaS ou TSE (ces dernières plus performantes en terme de temps de réponse), avec des serveurs externalisés ou internes sont aujourd'hui infiniment plus souples que les vieilles solutions client serveur, dont notamment les services informatiques ne veulent plus pour se recentrer sur leurs application de cœur de métier..

DONC la demande générale est d'avoir des logiciels SIMPLES, LEGERS AU DEPART, PERFECTIONNABLES DANS LE TEMPS, AVEC LE MOINS POSSIBLE DE FORMATION CHEZ LE CLIENT, DES SETUP LEGERS et UNE MAINTENANCE D'UN COUT RAISONNABLE

C414 - Comment cette nouvelle fonctionnalité s'insère-t-elle facilement au milieu des autres applications existantes : paie, ERP, gestion des temps, etc.

Il s'agit là de traiter le problème des interfaces avec tout le système informatique déjà existant et qui ne sait pas répondre aux nouvelles fonctionnalités demandées : sinon, bien entendu, les acteurs informatiques déjà présents auraient été retenus. Il s'agit donc de suppléer à des lourdeurs ou insuffisante des systèmes actuels : ERP inadapté, paie externalisée sans gestion RH, etc.

Il est impératif de vérifier que l'éditeur retenu est parfaitement capable d'interfacer ses produits avec les application clients existantes.

C42 - QUELLES QUESTIONS POSER AUX EDITEURS DE LOGICIELS DE GESTION DE REFERENTIELS DE COMPETENCES ?

C421 - Fonctionnalités assumées

Les éditeurs doivent, à partir du §C411 ci-dessus indiquer quelles sont les fonctionnalités gérées par leur logiciels, en tout ou partie. Il est particulièrement intéressant d'élaborer un cahier des charges précis communiqué à chaque éditeur consulté, car cela permet, une fois en main les propositions de prix de chaque éditeur de déterminer le meilleur rapport qualité/prix

C422 - Ergonomie

Les éditeurs doivent préciser, à partir des recommandations du § C412 ci-dessus, les caractéristiques ergonomiques de leurs logiciels.

C423 - Choix techniques et financiers (toujours les mêmes questions ! )

a/ Logiciel client serveur, TSE, hébergé ou SaaS ?

b/ Location ou achat, montants annuels ? Quelle indexation par rapport aux effectifs

c/ Frais de formation, à distance ou sur place ?

d/ Frais d'installation, à distance ou sur place, différents setups ?

e/ Frais annuels de maintenance ?

f/  Etc.

C424 - Références commerciales

Les éditeurs doivent préciser leurs références commerciales.

C43 - A PRESTATIONS COMPARABLES : "Quiestlemoinscher ?"

Rappelons que le coût de production des logiciels applicatifs a considérablement chuté depuis 5 ans avec le développement de nouveaux outils et de la concurrence, voire des produits plus anciens, modernisés, mais largement amortis. Cela signifie que l'entreprise ou la collectivité publique ou territoriale peut se trouver en présence de produits logiciels dont les prix varient de 1 à 4 voire plus. Une illustration : un site Internet simple coutait 5 000 € il ya 5 ans ; il coûte aujourd'hui  autour de 1 000 €. DONC PRUDENCE.

Par ailleurs il faut étudier de très près les frais de démarrage (ou "setups") qui varient souvent de 1 à 5 . Il est souhaitable de privilégier au maximum également les solutions permettant d'éviter les déplacements de techniciens ou tout au moins de limiter ces déplacements. Setups et frais d'installation/formation sont souvent excessifs chez certains éditeurs, permettant d'améliorer très sensiblement leurs marges. DONC PRUDENCE EGALEMENT.

D - INFORMATISATION GRH/GPEC -  LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES POSTES (1/2)

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Cordialement. Jacques LELARGE

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