samedi 6 avril 2013

C - INFORMATISATION GRH/GPEC - PLAN DE FORMATION 4/4

C4 - QU'EXIGER D'UN LOGICIEL DE GESTION DU PLAN DE FORMATION ? QUELLES QUESTIONS POSER AUX EDITEURS DE CE TYPE DE LOGICIEL ?  A PRESTATIONS COMPARABLES : "Quiestlemoinscher ?" 
C41 - QU'EXIGER D'UN LOGICIEL DE GESTION DU PLAN DE FORMATION ?
Le logiciel retenu doit globalement gérer le plus simplement possible la collecte et la construction en ligne du Plan de Formation et doit également collecter les demandes de formation en ligne, leur collationnement et les arbitrages indispensables pour l’élaboration budgétaire du Plan de Formation de l’entreprise.
C411 - Quelles fonctionnalités attendre d'un logiciel de gestion du Plan de formation ?
 - Une base de données doit répertorier les informations essentielles sur les collaborateurs et les situer dans la pyramide hiérarchique : Service, Site, Direction, Société, Groupe
 - Les souhaits et demandes de formation doivent être remontés dans le logiciel soit par saisie, soit par des fichiers Excel, soit directement par les salariés ou chefs de service en ligne.
 - Un assistant de calcul du plan doit permettre de visualiser les demandes en volume ou en nominatif, les budgets, les répartitions et d'intervenir sur chacun de ces éléments. Un pré-calcul du plan jusqu'à un budget défini doit permettre un arbitrage entre les souhaits et les priorités.
 - Un assistant journalier  doit informer des tâches à réaliser (convocation ou courrier à envoyer, convention de formation à éditer, lettre de rappel, feuille d’émargement manquante, annulation d’une session incomplète…). 
 - L'outil de planification doit gérer les plannings des sessions, des salles, des formateurs, du matériel et apporter une vue immédiate de l’ensemble des tâches, formations, absences et congés. Le logiciel doit vérifier automatiquement les incohérences (dépassements de capacité de la salle, compétences du nouveau formateur affecté, indisponibilités des salles, matériels et formateurs)
 - Le logiciel doit comporter un nombre important d'éditions livrées en standard (convention de formation, inscription, confirmation, rappel, convocation à une formation, feuille de route du formateur, feuille d’émargement, attestation de formation, évaluation de fin de stage…), bien entendu personnalisables et fusionnables directement sous WORD , EXCEL ou OUTLOOK (pour envoi par mail en PDF (convocations, plans d'accès...).
 - Le logiciel doit élaborer automatiquement la liasse fiscale 2483 et si possible comporter également une version organisme de formation permettant d'élaborer le bilan pédagogique et financier des organismes dispensateurs de formation professionnelle..
 - Le catalogue de formation doit permettre de rattacher à chaque type de formation, un formateur par défaut, une durée en jours et heures, un nombre de participants minimum et maximum, des horaires habituels. Chaque fiche doit également contenir les objectifs de la formation, les conditions requises pour s’inscrire au stage et le contenu pédagogique de la formation. 
 - Le logiciel doit disposer de statistiques standard (volume de formation, répartition par service, sexe, qualification, etc.., analyse des couts par site et produit…), mais aussi avoir un module intranet de statistiques dynamiques permettant d'analyser, de filtrer, de calculer, et recouper toutes les données du plan de formation soit sous forme graphique soit sous forme de tableaux croisés dynamiques. 
 - Le logiciel doit enfin être multilingue pour répondre aux exigences des Groupes internationaux implantés dans des dizaines de pays avec des langues différentes. 
C412 - Fonctionnalités techniques requises en 2012
Un module WEB doit permettre de diffuser et traiter en temps réel sur le net :
 - Le catalogue de formation
 - L'enregistrement en ligne des demandes, souhaits et préinscriptions (depuis le catalogue ou les plannings)
 - La diffusion du planning de chaque formateur (avec possibilité de télécharger celui-ci dans Outlook, de géo localiser ses interventions ou de tracer sa feuille d'itinéraire depuis son domicile ou entre deux sessions).
 - Les évaluations de fin de stage en ligne
C413 - Quelle ergonomie est proposée et à quel coût ?
Qu'il s'agisse de PME PMI ou de grands groupes, plus personne ne veut de solutions compliquées, nécessitant des mois de développement, sans être sûr du résultat. De plus les solution SaaS ou TSE (ces dernières plus performantes en terme de temps de réponse), avec des serveurs externalisés ou internes sont aujourd'hui infiniment plus souples que les vieilles solutions client serveur, dont notamment les services informatiques ne veulent plus pour se recentrer sur leurs application de cœur de métier.. 
DONC la demande générale est d'avoir des logiciels SIMPLES, LEGERS AU DEPART, PERFECTIONNABLES DANS LE TEMPS, AVEC LE MOINS POSSIBLE DE FORMATION CHEZ LE CLIENT, DES SETUP LEGERS et UNE MAINTENANCE D'UN COUT RAISONNABLE
C414 - Comment cette nouvelle fonctionnalité s'insère-t-elle facilement au milieu des autres applications existantes : paie, ERP, gestion des temps, etc.
Il s'agit là de traiter le problème des interfaces avec tout le système informatique déjà existant et qui ne sait pas répondre aux nouvelles fonctionnalités demandées : sinon, bien entendu, les acteurs informatiques déjà présents auraient été retenus. Il s'agit donc de suppléer à des lourdeurs ou insuffisante des systèmes actuels : ERP inadapté, paie externalisée sans gestion RH, etc.
Il est impératif de vérifier que l'éditeur retenu est parfaitement capable d'interfacer ses produits avec les application clients existantes.
C42 - QUELLES QUESTIONS POSER AUX EDITEURS DE LOGICIELS DE GESTION DE REFERENTIELS DE COMPETENCES ? 
C421 - Fonctionnalités assumées 
Les éditeurs doivent, à partir du §C411 ci-dessus indiquer quelles sont les fonctionnalités gérées par leur logiciels, en tout ou partie. Il est particulièrement intéressant d'élaborer un cahier des charges précis communiqué à chaque éditeur consulté, car cela permet, une fois en main les propositions de prix de chaque éditeur de déterminer le meilleur rapport qualité/prix
C422 - Ergonomie
Les éditeurs doivent préciser, à partir des recommandations du § C412 ci-dessus, les caractéristiques ergonomiques de leurs logiciels.
C423 - Choix techniques et financiers (toujours les mêmes questions ! )
a/ Logiciel client serveur, TSE, hébergé ou SaaS ?
b/ Location ou achat, montants annuels ? Quelle indexation par rapport aux effectifs
c/ Frais de formation, à distance ou sur place ?
d/ Frais d'installation, à distance ou sur place, différents setups ?
e/ Frais annuels de maintenance ?
f/  Etc.
C424 - Références commerciales
Les éditeurs doivent préciser leurs références commerciales.
 C43 - A PRESTATIONS COMPARABLES : "Quiestlemoinscher ?" 
Rappelons que le coût de production des logiciels applicatifs a considérablement chuté depuis 5 ans avec le développement de nouveaux outils et de la concurrence, voire des produits plus anciens, modernisés, mais largement amortis. Cela signifie que l'entreprise ou la collectivité publique ou territoriale peut se trouver en présence de produits logiciels dont les prix varient de 1 à 4 voire plus. Une illustration : un site Internet simple coutait 5 000 € il ya 5 ans ; il coûte aujourd'hui  autour de 1 000 €. DONC PRUDENCE. 
Par ailleurs il faut étudier de très près les frais de démarrage (ou "setups") qui varient souvent de 1 à 5 . Il est souhaitable de privilégier au maximum également les solutions permettant d'éviter les déplacements de techniciens ou tout au moins de limiter ces déplacements. Setups et frais d'installation/formation sont souvent excessifs chez certains éditeurs, permettant d'améliorer très sensiblement leurs marges. DONC PRUDENCE EGALEMENT.
D - INFORMATISATION GRH/GPEC -  LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES POSTES (1/2)
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Cordialement. Jacques LELARGE
(Copyright : AGC-Consulting / jlelarge@agc-consulting.com / 06 84 84 48 73)

1 commentaire:

Anonyme a dit…

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