C - INFORMATISATION GPEC - PLAN DE FORMATION 1/4

C1 - GENERALITES ET ECUEILS A EVITER

C11 - POSITIVER UNE OBLIGATION LEGALE : LE PLAN DE FORMATION

Le plan de formation est un outil stratégique pour le développement de l’entreprise. Il est la traduction opérationnelle de la politique de formation de l’entreprise. C’est un document contractuel qui lie les différents acteurs concernés : la direction, les responsables impliqués dans sa construction, le service formation, les futurs stagiaires et les représentants du personnel. Il décrit les objectifs à atteindre par la formation, les actions à mettre en œuvre, la planification et le chiffrage.

Très longtemps perçue comme une charge obligatoire supplémentaire, la formation est devenue au fil des années une alliée et un outil indispensables aux DRH et directeurs d'entreprises. A tel point que le ratio formation / masse salariale est un indicateur clef de la gestion des ressources Humaines dans une entreprise. Tellement clef que celui ci constitue un argument de poids pour une entreprise désireuse de s'attirer les faveurs de certains jeunes talents, cadres ou techniciens de haut niveau.

Au fil des ans, la gestion du plan de formation est passé par diverses étapes : L'ère où envoyer une personne en formation était une reconnaissance, une gratitude accordée aux personnels méritants, voire une récompense est révolue, la formation est devenue aujourd'hui un outil de promotion économique et sociale.

Comment gérer efficacement les carrières sans y intégrer la formation ? A quoi bon gérer les compétences et identifier les manques sans formation pour y remédier ? Pourquoi ne pas mettre en avant la formation pour permettre à un salarié de projeter ses évolutions de carrière. La France a été en la matière pionnière dans l'obligation de formation. Certes les contraintes de gestion sont lourdes, mais l'impact des différentes réformes est bien réel. Dernière réforme importante en date : Le DIF (Droit Individuel à la Formation) et tout ce qu'il a engendré.

Désormais, il convient de consulter et d'écouter le salarié. Celui-ci est devenu acteur de son propre parcours. La formation n'est plus ce phénomène de masse dans l'entreprise (ex: comme à l'époque ou l'on formait l'ensemble du personnel à la bureautique). Elle est individualisé et cela remet en cause bien des pratiques et des coutumes.

C12 - ATTENTION A CERTAINS ECUEILS

C121 - Démocratiser insuffisamment le recueil des souhaits et des besoins

La coutume Française en matière de gestion de la formation voulait que le supérieur hiérarchique décide des formations à proposer, voire à imposer à ses subordonnées. Désormais, le salarié à un droit à la formation. A raison de 20 h par an cumulable sur 6 ans, cela représente un quota non négligeable de formation mise à disposition du salarié.

Les pratiques doivent donc s'adapter. En effet nombre de PME PMI ne pratiquent pas encore d'entretiens d'évaluations. Les seules entretiens entre la DRH (souvent le patron) et les salariés se limitent parfois aux demandes d'augmentation. Cette loi sur la formation professionnelle implique qu'entreprises et salariés se concertent. Ce qui suppose que les entreprises (qui ne l'avaient pas encore fait) doivent mettre en place les entretiens. Ceci suppose aussi que les DRH et responsables de formation doivent mettre en place des outils pour recueillir et gérer ces informations. En effet, il convient également d'informer le salarié de ses droits.

C122 - Sous-estimer la complexité de l''élaboration du plan de formation

Lorsque les demandes ont été remontées, le responsable de formation élabore un plan de formation qui sera présenté aux partenaires sociaux. Ce plan servira également de garde fou pour surveiller ses budgets. Les arbitrages sont souvent délicats car le responsable doit prendre en compte le droit individuel, le respect des budgets, l'équité sociale, et de plus en plus les besoins à venir en compétences de l'entreprise. Le responsable de formation touche tous les services, toutes les catégories sociales, toutes les activités. Il est l'interface entre la direction et/ou la DRH et les services Il doit donc se livrer à un véritable numéro d'équilibriste.

De plus les plans de formation comportent de très nombreux indicateurs (Répartition des formations par site, CSP, sexe, Age....Formations prévues et réalisées, etc...) Le responsable formation doit donc veiller à une certaine équité tout en gardant en ligne de mire le respect de ses budgets.

Un outil de gestion de formation devient vite indispensable lorsque l'effectif de la société atteint un certain volume. Et à ceux qui pensent qu'un outil de gestion de formation est superflu, je répond qu'un responsable formation gère au minimum 1,5% de la masse salariale (5 à 6 % voir plus n'étant pas rare) Ce qui constitue souvent autant que le budget d'un service auquel on aura attribuer de véritables moyens de gestion.

C123 - Ne pas respecter les règlementations

La règlementation sur la formation à beaucoup évolué ces dernières années. Les accords de branche et accords d'entreprises sont venus complétés ces dispositifs. Il convient donc d'être parfaitement informé de la législation en vigueur dans son entreprise

C124 - Sous-estimer la charge de gestion administrative de la mise en œuvre du Plan de Formation

Là encore le travail est lourd s'il est fait à la main ou avec EXCEL. Entre organiser la planification avec les organismes et la disponibilité les équipes, la gestion administrative des sessions, (convocations, conventions, devis, factures...) et le suivi financier tout en gardant encore une fois à l'esprit les prévisions tant sociales que budgétaires, le/la Responsable formation ou le/la DRH/RRH doit être parfaitement organisé pour ne pas déraper de ses prévisions. il doit aussi prendre en compte l'imprévu : Adapter le personnel à de nouvelles techniques en cours d'année, pallier les omissions des chefs de service (pour les recyclages par exemple...)

A suivre la semaine prochaine… : après l'informatisation des référentiels de compétences et celle des évaluations avec ou sans GPEC, bientôt la suite de cette première contribution en 4 parties sur le plan de Formation

C - INFORMATISATION GPEC - PLAN DE FORMATION / C2 - RESULTATS ATTENDUS

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Cordialement. Jacques LELARGE

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